Udfordringen
Virksomheden modtog mails, som skulle vurderes og fordeles til den rette modtager. Medarbejderne skulle gennemgå indholdet og foretage forskellige opslag, før de kunne afgøre, hvor hver mail skulle sendes hen.
De mange regler gjorde arbejdsgangen omfattende og afhængig af, at medarbejderen kendte den korrekte fordeling.
Løsningen
NemRPA udviklede et flow i Power Automate Cloud, som starter, når en ny mail modtages i Outlook.
Flowet udtrækker relevante oplysninger fra mailen og foretager de nødvendige opslag i SQL. På baggrund af virksomhedens regler vurderer processen, hvilken vej mailen skal sendes.
Hvis mailen ikke kan fordeles automatisk, flyttes den til mappen Usorteret, hvor en medarbejder kan gennemgå den. Dermed forsøger processen ikke at træffe en usikker beslutning.
Alle behandlinger logges. Logningen er anonymiseret og bruges blandt andet til statistik over fordelingen af mails. Hvis der opstår en teknisk fejl, sendes der en besked, så en medarbejder kan reagere.
Sådan fungerer processen
- En ny mail modtages i Outlook.
- Power Automate udtrækker de relevante oplysninger.
- Flowet foretager opslag i SQL.
- Mailen vurderes og sendes til den relevante modtager.
- Mails, der ikke kan fordeles sikkert, flyttes til mappen Usorteret.
- Behandlingen logges anonymiseret, og der sendes besked ved fejl.
Fordele og relevans
Virksomheden har fået en mere ensartet håndtering af indkomne mails. Medarbejderne skal primært forholde sig til de mails, som ikke kan sorteres automatisk, mens anonymiseret logning giver mulighed for at følge udviklingen gennem statistik.
Samme princip kan bruges i virksomheder med fælles postkasser, kundeservice eller administrative mailbokse, hvor henvendelser skal fordeles efter faste regler.