Automatisk håndtering af billetbestillinger fra Conference Manager
For AOF Erhverv hjalp NemRPA med at automatisere håndteringen af billetbestillinger fra Conference Manager. Bestillingerne hentes via API, kontrolleres efter de aftalte regler og afsluttes med automatisk udsendelse af billetter som PDF.
Samtidig registreres de behandlede bestillinger centralt, så der er overblik over både udsendte billetter og tidligere behandlinger.
- Branche:
- Kursus- og medlemsorganisation
- Proces:
- Behandling, kontrol og udsendelse af billetter
- Systemer og teknologier:
- Conference Manager, API, PDF og central liste
- Resultat:
- Automatisk behandling med kontrol af billetgrænser og dobbeltudsendelser
Udfordringen
Billetbestillinger skulle kontrolleres efter de aftalte regler, før billetterne kunne sendes. Samtidig bestod hver billet af en separat PDF-fil, som skulle sendes til den rigtige modtager.
Det var derfor vigtigt at sikre, at en bestilling ikke blev behandlet flere gange, og at de samme billetter ikke blev udsendt igen, hvis der opstod en fejl undervejs.
Løsningen
NemRPA udviklede en automatiseret proces, som henter nye bestillinger fra Conference Manager via API.
Processen kontrollerer først, om bestillingen allerede er behandlet. Herefter valideres bestillingen efter de aftalte regler. Hvis en bestilling ikke kan godkendes, sendes der automatisk en besked, så den kan håndteres korrekt.
Hvis bestillingen godkendes, udsendes de tilhørende PDF-billetter. Processen registrerer samtidig, hvilke billetter der er sendt, så en genkørsel eller fejl ikke medfører, at de samme billetter udsendes flere gange.
Til sidst opdateres den centrale liste, og der sendes en notifikation, hvis noget kræver manuel opfølgning.
Sådan fungerer processen
- Nye bestillinger hentes fra Conference Manager via API.
- Det kontrolleres, om bestillingen allerede er behandlet.
- Bestillingen valideres efter de aftalte regler.
- Bestillinger, der ikke kan godkendes, sendes til opfølgning.
- Godkendte PDF-billetter udsendes og registreres som sendt.
- Fejl og undtagelser sendes til manuel opfølgning.
Fordele og relevans
AOF Erhverv har fået en mere ensartet håndtering af billetbestillinger med automatisk kontrol af både bestillinger og tidligere udsendelser.
Det mindsker risikoen for, at den samme billet bliver sendt flere gange. Samme princip kan anvendes med andre bookingsystemer, medlemssystemer og kursusplatforme, hvor dokumenter eller billetter skal udsendes sikkert på baggrund af data fra et API.
Har I også billetter eller dokumenter, der skal udsendes sikkert?
Vi hjælper gerne med at undersøge, om data fra Conference Manager eller et lignende system kan bruges til automatisk validering, udsendelse og registrering.