Automatisk kontrol af uddannelsestimer i lønindberetningen
For en dansk brandstation udvidede NemRPA en eksisterende proces til lønkontrol med automatisk kontrol af timer registreret i forbindelse med uddannelse.
Processen sammenligner lønregistreringer med data fra Uddannelse Assign og sorterer de korrekte registreringer fra. Medarbejderen skal derfor primært undersøge de registreringer, der ender på fejllisten.
- Branche:
- Brand og redning
- Proces:
- Kontrol af lønindberetning og uddannelsestimer
- Systemer og teknologier:
- Uddannelse Assign, løndata og RPA
- Resultat:
- Tidsforbruget er reduceret med mere end halvdelen, fordi medarbejderen kan fokusere på afvigelserne
Udfordringen
En medarbejder brugte tidligere omkring to arbejdsdage om måneden på at kontrollere uddannelsestimer i lønindberetningen.
For hver relevant registrering skulle medarbejderen finde den tilhørende deltager i Uddannelse Assign og kontrollere status, dato og antal timer. Det betød, at både korrekte og forkerte registreringer skulle gennemgås manuelt.
Løsningen
NemRPA udvidede en eksisterende proces til lønkontrol, så den også håndterer timer med den relevante årsagskode.
For hver registrering finder processen den tilhørende deltager i et udtræk fra Uddannelse Assign. Herefter kontrolleres det, om deltagerens status er “Mødt – bestået”, om datoen stemmer med uddannelsens startdato, og om der er registreret to timer.
Når alle betingelser er opfyldt, markeres registreringen som korrekt. Hvis én eller flere oplysninger ikke stemmer, bliver den placeret på en fejlliste.
Kontrollen kræver fortsat medarbejdertid, men tidsforbruget er reduceret med mere end halvdelen. Medarbejderen skal ikke længere gennemgå alle de korrekte registreringer og kan i stedet fokusere på fejllisten.
Sådan fungerer processen
- Relevante lønregistreringer findes.
- Den tilhørende deltager findes i Uddannelse Assign.
- Deltagerens status og uddannelsesdato kontrolleres.
- Det kontrolleres, at der er registreret to timer.
- Korrekte registreringer godkendes automatisk.
- Afvigelser samles på en fejlliste til manuel kontrol.
Fordele og relevans
Brandstationen er gået fra cirka to arbejdsdages manuel kontrol om måneden til en proces, der reducerer tidsforbruget med mere end halvdelen.
Den faglige kontrol er stadig bevaret, men medarbejderen kan koncentrere sig om afvigelserne frem for at gennemgå alle registreringer. Samme princip kan bruges, når løndata skal sammenholdes med kursus-, vagt- eller aktivitetsdata fra et andet system.
Sammenligner I også løndata med andre registreringer?
NemRPA kan hjælpe med at automatisere den indledende kontrol og samle de afvigelser, der kræver en medarbejders vurdering.