Automatisk kundeoprettelse og ordrebekræftelse hos SPAR-2
For SPAR-2, der arbejder med vinduespudsning og fliserens, hjalp NemRPA med at automatisere behandlingen af nye kunder, som bestilte virksomhedens faste introtilbud.
Kunderne skulle ikke først modtage et individuelt tilbud. Processen kunne derfor oprette kunden i SkvizBiz, udarbejde en tilpasset ordrebekræftelse og sende de relevante dokumenter automatisk.
- Branche:
- Vinduespudsning og fliserens
- Proces:
- Kundeoprettelse og udsendelse af ordrebekræftelser
- Systemer og teknologier:
- Google Sheets, SkvizBiz, API, PDF og e-mail
- Resultat:
- Nye kunder kunne oprettes og modtage ordrebekræftelse gennem én samlet proces
Udfordringen
SPAR-2 tilbød nye kunder et fast introtilbud. Da pris og betingelser allerede var defineret, var der ikke behov for at udarbejde et særskilt tilbud til hver kunde.
Alligevel skulle medarbejderne finde kundens oplysninger, oprette kunden i SkvizBiz, tilpasse en ordrebekræftelse, vedhæfte betingelser og registrere, at materialet var sendt.
Løsningen
NemRPA udviklede to sammenhængende processer med udgangspunkt i nye kunder registreret i Google Sheets.
Den ene proces finder nye kunder og opretter dem automatisk i SkvizBiz gennem systemets API. Den anden proces danner en ordrebekræftelse med kundens navn og adresse, gemmer dokumentet som PDF og finder de gældende betingelser.
Ordrebekræftelsen og betingelserne sendes derefter til kunden via e-mail. Til sidst opdateres Google Sheets med dato og status, så det er tydeligt, hvilke kunder der allerede er behandlet.
Hvis der opstår fejl under kundeoprettelsen eller udsendelsen, får en medarbejder besked og kan følge op.
SPAR-2 skiftede senere til Leadsystem.dk for at håndtere tilbud og nye kundehenvendelser.
Sådan fungerer processen
- Nye kunder findes i Google Sheets.
- Kunden oprettes i SkvizBiz via API.
- En ordrebekræftelse tilpasses med navn og adresse.
- Ordrebekræftelsen gemmes som PDF.
- PDF og betingelser sendes til kunden via e-mail.
- Google Sheets opdateres, og der gives besked ved fejl.
Fordele og relevans
SPAR-2 fik samlet en administrativ arbejdsgang, hvor kundeoprettelse, dokumentudarbejdelse, udsendelse og registrering tidligere bestod af flere manuelle trin.
Samme princip kan være relevant for vinduespudsere, fliserensere og andre servicevirksomheder med faste introtilbud, hvor kunden kan gå direkte fra bestilling til ordrebekræftelse.
Har I også et fast tilbud til nye kunder?
NemRPA kan hjælpe med at forbinde jeres kundeliste, administrationssystem og dokumenter, så nye kunder oprettes og modtager de rigtige oplysninger automatisk.