Automatisk SMS-påmindelse før besøg i Previsto
For en vinduespudser hjalp NemRPA med at udvikle en løsning, som automatisk sender en SMS til kunder 24 timer før et planlagt besøg.
Standardløsningen sendte beskeden tre døgn før. Med den nye proces kunne virksomheden komme tættere på selve besøget og dermed få en mere fleksibel kundekommunikation.
- Branche:
- Vinduespudsning
- Proces:
- Påmindelse om planlagte servicebesøg
- Systemer og teknologier:
- Previsto, SMS og e-mail
- Resultat:
- Kunder med et mobilnummer modtager automatisk besked dagen før besøget
Udfordringen
Vinduespudseren ønskede at informere kunderne tættere på det planlagte besøg. Den eksisterende standardfunktion sendte beskeden tre døgn før, hvilket ikke passede optimalt til virksomhedens arbejdsgang.
Alternativet var at sende beskederne manuelt, hvilket krævede tid og løbende kontrol af næste dags kundebesøg. Samtidig skulle der tages højde for kunder, som ikke havde et mobilnummer registreret.
Løsningen
NemRPA udviklede en daglig proces, som gennemgår de planlagte besøg i Previsto og finder de kunder, der skal have service den følgende dag.
Processen henter kundens navn og telefonnummer. Hvis der er registreret et mobilnummer, sendes der automatisk en SMS med besked om, at vinduespudseren kommer i morgen.
Hvis kunden kun har et fastnetnummer eller slet ikke har et mobilnummer registreret, sendes der i stedet en e-mail til virksomheden. Medarbejderen kan derefter selv behandle de få kunder, som ikke kan modtage en SMS.
Løsningen kan køre på et eller flere faste tidspunkter, afhængigt af virksomhedens behov. NemRPA står for oprettelse, opsætning og den løbende løsning gennem et abonnement.
Sådan fungerer processen
- Processen kører automatisk på et fast tidspunkt.
- Planlagte besøg for næste dag findes i Previsto.
- Kundens navn og telefonnummer hentes.
- Kunder med et mobilnummer modtager automatisk en SMS.
- Kunder uden et mobilnummer samles i en e-mail til virksomheden.
- Medarbejderen behandler selv de få undtagelser.
Fordele og relevans
Vinduespudseren slipper for manuelt at finde og kontakte størstedelen af næste dags kunder. Medarbejderen skal kun forholde sig til de få kunder, som ikke kan modtage en SMS.
Samme princip kan være relevant for vinduespudsere og andre servicevirksomheder, der bruger Previsto og ønsker en anden timing end systemets standardpåmindelse.
Ønsker I også at sende SMS tættere på besøget?
NemRPA kan hjælpe med at opsætte automatiske påmindelser fra Previsto og en enkel arbejdsgang til de kunder, der ikke har et mobilnummer.