Automatisk udtræk af udrykningsdata fra Beredskabsstyrelsens Statistikbank
For en dansk brandstation udviklede NemRPA en proces i Microsoft Power Automate Desktop, som hver nat henter en række udtræk fra Beredskabsstyrelsens Statistikbank.
Tidligere blev udtrækkene hentet manuelt én gang om måneden, fordi opgaven tog en medarbejder omkring to timer. Nu har brandstationen adgang til døgnfriske data.
- Branche:
- Brand og redning
- Proces:
- Udtræk og lagring af beredskabsdata
- Systemer og teknologier:
- Microsoft Power Automate Desktop, Excel, Outlook og Beredskabsstyrelsens Statistikbank
- Resultat:
- Udtrækkene hentes automatisk hver nat i stedet for manuelt én gang om måneden
Udfordringen
Brandstationen havde behov for flere forskellige udtræk fra Beredskabsstyrelsens Statistikbank.
En medarbejder skulle logge ind, finde de rette faner og hente hvert udtræk enkeltvis. Opgaven tog omkring to timer og blev derfor kun udført én gang om måneden. Det betød samtidig, at de gemte data ikke altid afspejlede de nyeste registreringer.
Løsningen
NemRPA udviklede en proces i Power Automate Desktop, som automatisk kører hver nat.
Processen logger ind i Statistikbanken og navigerer til de relevante områder. Under fanen for tilsyn hentes personberetning, mandskabsliste og køretøjsberetning. Under området for udrykningsaktivitet hentes udtræk vedrørende beredskab og stationer.
Når udtrækkene er hentet, filteres de og gemmes filerne på det aftalte drev. Brandstationen har dermed adgang til døgnfriske data uden at bruge medarbejdertid på den gentagne download.
Hvis et udtræk ikke kan hentes, eller processen møder en fejl, sendes der automatisk en besked, så en medarbejder kan følge op.
Sådan fungerer processen
- Power Automate Desktop starter automatisk hver nat.
- Processen åbner Statistikbanken og logger ind.
- Udtræk under tilsyn findes og downloades.
- Udtræk under udrykningsaktivitet findes og downloades.
- Filerne gemmes på det aftalte drev.
- Der sendes besked, hvis et udtræk ikke kan hentes.
Fordele og relevans
Brandstationen er gået fra månedlige udtræk, der krævede omkring to timers manuelt arbejde, til en automatisk proces med døgnfriske data.
Samme princip kan være relevant for beredskaber og andre organisationer, der regelmæssigt henter rapporter eller data fra en portal, hvor der ikke findes en direkte integration.
Henter I også de samme rapporter manuelt?
NemRPA kan hjælpe med at automatisere login, navigation, download og lagring, så jeres data bliver opdateret uden den gentagne manuelle opgave.