Integration mellem Trello og
e-conomic for vognmandsfirma
For en vognmand i Varde med 15 lastbiler hjalp NemRPA med at forbinde Trello og e-conomic.
Oplysninger om udførte kørsler hentes fra Trello og bruges til automatisk at oprette fakturakladder i e-conomic. Processen tager blandt andet højde for kunde, lastbil, timepris og brændstoftillæg.
- Branche:
- Transport og vognmandskørsel
- Proces:
- Overførsel af kørsler og oprettelse af fakturakladder
- Systemer og teknologier:
- Trello og e-conomic
- Resultat:
- Kørsler fra Trello omsættes til fakturakladder med beregning af pris og brændstoftillæg
Udfordringen
Virksomheden brugte Trello til at registrere og holde overblik over kørsler. Når en kørsel skulle faktureres, skulle oplysninger om blandt andet kunde, rute, dato og lastbil efterfølgende bruges i e-conomic.
Prisen afhang samtidig af, hvilken lastbil der havde udført kørslen, og der skulle beregnes et brændstoftillæg som en procentdel. Det gjorde faktureringen afhængig af flere oplysninger og beregninger.
Løsningen
NemRPA udviklede en proces, som henter relevante kørsler fra Trello og bruger oplysningerne til at danne fakturakladder i e-conomic.
Processen aflæser blandt andet kunden, hvorfra og hvortil varerne er transporteret, datoen for kørslen og den anvendte lastbil. Afhængigt af lastbilen anvendes den relevante timepris, hvorefter brændstoftillægget beregnes automatisk som en procentdel.
Når fakturakladden er oprettet i e-conomic, får kørslen en label i Trello. Det viser, at den allerede er overført, og hjælper med at undgå, at den samme kørsel behandles flere gange.
Processen startes i første omgang manuelt, men er forberedt til senere at kunne køre automatisk flere gange om dagen.
Sådan fungerer processen
- En udført kørsel registreres som et kort i Trello.
- Processen henter oplysninger om kunde, rute, dato og lastbil.
- Den relevante timepris vælges ud fra den anvendte lastbil.
- Brændstoftillægget beregnes automatisk.
- Der oprettes en fakturakladde i e-conomic.
- Kørslen markeres med en label i Trello som overført.
Fordele og relevans
Virksomheden undgår at overføre og beregne de samme oplysninger manuelt i e-conomic. Samtidig bevares kontrollen, fordi fakturaerne oprettes som kladder, inden de behandles videre.
Samme princip kan være relevant for vognmænd og transportvirksomheder, hvor pris, tillæg og fakturering afhænger af oplysninger fra den enkelte kørsel.
Bruger I også Trello til planlægning af kørsler?
Vi hjælper gerne med at undersøge, om kørsler fra Trello kan bruges til automatisk beregning og oprettelse af fakturakladder i e-conomic.