Få jeres systemer til at arbejde sammen

Hvad er en API-integration?

En API er en adgang, som gør det muligt for forskellige programmer at kommunikere med hinanden. Den beskriver, hvilke oplysninger et system kan sende og modtage, og hvilke handlinger andre systemer kan sætte i gang.

En API-integration er den forbindelse, der bliver bygget mellem systemerne. Den sørger for, at de rigtige oplysninger bliver hentet, tilpasset og sendt videre i det format, som det næste system kan forstå.

Et enkelt eksempel

Når en kunde bliver oprettet i et CRM-system, kan integrationen automatisk oprette den samme kunde i økonomisystemet. Kundens navn, adresse og kontaktoplysninger skal derfor ikke indtastes igen.

Integrationen kan også reagere på ændringer. Hvis en opgave bliver afsluttet, kan den eksempelvis klargøre en fakturakladde eller sende en besked til kunden.

Hvordan fungerer det i praksis?

Integrationen starter typisk, når noget bestemt sker. Det kan være en udfyldt formular, en ny ordre, en ændret status eller en afsluttet opgave.

De nødvendige oplysninger bliver hentet og kontrolleret, før de sendes videre. Hvis systemerne bruger forskellige felter eller formater, sørger integrationen for at tilpasse data.

Hvad kan en API-integration bruges til?

En API-integration kan både flytte oplysninger, oprette nye registreringer og starte handlinger i virksomhedens systemer. Det præcise indhold afhænger af de programmer, der skal forbindes.

• Oprette kunder, leads, ordrer eller opgaver i et andet system.
• Flytte kundeoplysninger, aftaler, produkter og dokumenter.
• Opdatere statusser og andre oplysninger på tværs af systemer.
• Klargøre fakturakladder ud fra udførte opgaver eller ordrer.
• Sende SMS eller mail, når noget bestemt sker.
• Samle data til rapportering og interne overblik.

Hvad muliggør integrationen?

En API-integration gør det muligt at skabe en sammenhængende proces på tværs af flere programmer. Oplysninger kan følge kunden eller opgaven gennem virksomheden uden at blive indtastet på ny ved hvert trin.

En henvendelse fra hjemmesiden kan eksempelvis blive oprettet som et lead. Når kunden siger ja, kan oplysningerne sendes videre til planlægning. Når opgaven er udført, kan de samme data bruges som grundlag for fakturering.

Integrationen behøver ikke at fjerne den menneskelige kontrol. Den kan også klargøre arbejdet automatisk, mens en medarbejder stadig godkender det sidste trin.

Hvad bruger NemRPA API-integrationer til?

Vi bruger API-integrationer til at forbinde de systemer, som virksomheden allerede arbejder i. Det kan være forbindelser mellem CRM, økonomi, planlægning, formularer, regneark og interne systemer.

Vi kan eksempelvis hente udførte opgaver fra Previsto og bruge dem til at klargøre fakturakladder i Dinero. Oplysninger fra et planlægningssystem kan også bruges til at sende SMS-beskeder gennem InMobile.

Kan systemer forbindes uden en API?

Ja, i nogle tilfælde. Hvis et system ikke har en brugbar API, kan dele af arbejdsgangen muligvis automatiseres med RPA, filudveksling eller en anden teknisk løsning.

RPA efterligner de handlinger, som en medarbejder normalt udfører i systemet. En API er dog som udgangspunkt den mest direkte og stabile metode, når systemet giver adgang til de nødvendige oplysninger og funktioner.