Integrationer mellem systemer
NemRPA forbinder virksomhedens systemer, så oplysninger kan flyttes automatisk uden manuel kopiering, indtastning og opdatering flere forskellige steder.
- Automatisk flytning af data mellem systemer
- Færre manuelle indtastninger og fejl
- Bedre sammenhæng mellem virksomhedens arbejdsgange
Når systemerne ikke hænger sammen
Mange virksomheder bruger flere systemer i hverdagen. Kunder ligger måske i ét system, tilbud i et andet og fakturering i et tredje. Andre oplysninger findes i regneark, formularer eller indbakker.
Når systemerne ikke udveksler oplysninger, bliver medarbejderne bindeleddet. De kopierer data, opdaterer de samme oplysninger flere steder og kontrollerer, om alt er kommet korrekt med.
En integration kan overtage de faste overførsler. Det giver en mere sammenhængende arbejdsgang og mindsker risikoen for, at oplysninger bliver glemt, forsinket eller indtastet forkert.
Hvad kan en integration bruges til?
En integration kan bruges, når oplysninger skal bevæge sig mellem to eller flere systemer som en fast del af virksomhedens arbejde.
Fra formular til CRM eller tilbud
Når en kunde udfylder en formular, kan oplysningerne automatisk oprettes i CRM-systemet, starte et tilbudsforløb eller sendes videre til den rette medarbejder.
Fra planlægningssystem til økonomisystem
Kunde-, ordre- eller arbejdsdata kan bruges til at oprette en fakturakladde, så oplysningerne ikke skal indtastes igen.
Fra Excel eller Google Sheets til et system
Data fra regneark kan kontrolleres og overføres til eksempelvis et økonomisystem, CRM-system eller internt værktøj.
Samme status i flere systemer
Når en ordre, kunde eller opgave ændrer status ét sted, kan de relevante oplysninger automatisk blive opdateret andre steder.
Automatiske fakturakladder
Hvis fakturaoplysningerne allerede findes i et andet system, kan de bruges til at klargøre en fakturakladde, som en medarbejder efterfølgende kan kontrollere og godkende. Den kan også sendes 100 % automatisk.
Sådan forbindes systemerne
Den rigtige løsning afhænger af de systemer, der skal forbindes, og hvilke oplysninger der skal flyttes. Vi tager udgangspunkt i den konkrete arbejdsgang frem for et bestemt værktøj.
Direkte forbindelse via API
Et API er en adgang, som gør det muligt for systemer at udveksle oplysninger direkte. Det kan eksempelvis bruges til at hente, oprette eller opdatere kunder, ordrer, fakturaer og statusser.
Forbindelse med Make.com eller Power Automate
Make.com og Power Automate kan bruges til at forbinde systemer og opbygge dataflows uden at udvikle alt fra bunden. Det er ofte relevant, når systemerne allerede har færdige forbindelser.
Specialudviklet automatisering
Nogle systemer har ingen integrationer, her kan vi ved hjælp af RPA automatisere processen.
Hvornår giver en integration mening?
En integration er især relevant, når de samme oplysninger bliver flyttet eller opdateret manuelt som en fast del af arbejdet.
- Data bliver kopieret mellem to eller flere systemer.
- De samme oplysninger bliver indtastet flere steder.
- Medarbejdere eksporterer og importerer filer manuelt.
- Manglende opdateringer skaber fejl eller forsinkelser.
Det er ikke altid nødvendigt at forbinde alt. Ofte giver det bedst mening at begynde med den overførsel, der tager mest tid eller skaber flest fejl i hverdagen.
Sådan foregår et samarbejde
Vi tager udgangspunkt i, hvordan oplysningerne bevæger sig gennem virksomheden i dag, og hvad medarbejderne skal kunne gøre bagefter.
Vi gennemgår dataflowet
Vi ser på, hvor oplysningerne kommer fra, hvor de skal hen, og hvilke manuelle trin medarbejderne udfører i dag.
Vi undersøger systemerne
Vi gennemgår bl.a. systemerne for API, eksportmuligheder og andre måder at udveksle data på.
Vi bygger og tester integrationen
Løsningen bliver testet med almindelige data, fejl og de variationer, der kan opstå i den daglige drift.
Vi dokumenterer og overdrager
Integrationen bliver dokumenteret, så det er tydeligt, hvordan data flyttes, og hvad der sker, hvis noget kræver opmærksomhed.
Har I systemer, der burde arbejde bedre sammen?
Fortæl os, hvilke oplysninger I flytter manuelt i dag. Så tager vi en snak om, hvordan systemerne kan forbindes på en praktisk måde.
Book en uforpligtende samtale