Procesoptimering af arbejdsgange
Vi hjælper virksomheder med at gøre manuelle og unødigt komplicerede arbejdsgange enklere, mere sammenhængende og lettere at udføre i hverdagen.
- Færre manuelle og gentagne trin
- Mindre dobbeltarbejde mellem medarbejdere og systemer
- Mere overskuelige arbejdsgange og tydeligere ansvar
Når en enkel opgave bliver unødigt besværlig
Mange arbejdsgange vokser over tid. Der bliver tilføjet nye systemer, regneark, kontroller og midlertidige løsninger, uden at nogen ser på den samlede proces.
Resultatet kan være, at medarbejderne skal indtaste de samme oplysninger flere steder, vente på hinanden eller bruge tid på at finde ud af, hvem der skal gøre hvad.
Procesoptimering handler om at få overblik over hele arbejdsgangen og fjerne de trin, der ikke længere er nødvendige eller kan løses på en enklere måde.
Hvad indebærer procesoptimering?
Vi ser på, hvordan arbejdet bliver udført i dag, hvilke systemer og medarbejdere der indgår, og hvor processen ofte går i stå eller kræver ekstra arbejde.
Fjerne unødvendige trin
Vi undersøger, om godkendelser, indtastninger eller kontroller stadig er nødvendige, eller om de kan forenkles.
Undgå dobbeltarbejde
Oplysninger bør som udgangspunkt kun registreres ét sted og derefter bruges videre i resten af arbejdsgangen.
Skabe tydelige overleveringer
Det skal være klart, hvornår en opgave skifter fra én medarbejder eller afdeling til en anden.
Forbinde systemerne bedre
Når data allerede findes digitalt, kan de ofte sendes videre automatisk i stedet for at blive kopieret manuelt.
Automatisere de faste dele
Gentagne opgaver kan automatiseres, mens medarbejderne fortsat håndterer undtagelser og opgaver, der kræver en beslutning.
Eksempler på arbejdsgange, der kan forbedres
Procesoptimering kan bruges på både små administrative opgaver og større arbejdsgange, der går på tværs af flere medarbejdere og systemer.
- Behandling af kundehenvendelser og nye leads.
- Udarbejdelse og opfølgning på tilbud.
- Oprettelse og opdatering af kunder i flere systemer.
- Indsamling og kontrol af oplysninger før fakturering.
- Behandling af mails, dokumenter og vedhæftede filer.
- Udarbejdelse og udsendelse af faste rapporter.
Det er ikke nødvendigvis hele arbejdsgangen, der skal ændres. Ofte kan få justeringer i de mest tidskrævende trin gøre processen væsentligt lettere at arbejde med.
Hvornår giver procesoptimering mening?
Procesoptimering er især relevant, når medarbejderne oplever, at en tilbagevendende opgave tager længere tid eller kræver flere trin, end den burde.
- De samme oplysninger bliver indtastet flere gange.
- En opgave bliver sendt frem og tilbage mellem medarbejdere.
- Der opstår ofte fejl, mangler eller forsinkelser.
- Processen afhænger af bestemte medarbejderes hukommelse.
- Der bruges mange regneark, mails eller manuelle kontrolpunkter.
- Ingen har et samlet overblik over hele arbejdsgangen.
Målet er ikke at ændre en proces, der allerede fungerer godt. Målet er at gøre de besværlige dele enklere og mere stabile.
Sådan foregår et samarbejde
Vi tager udgangspunkt i en konkret arbejdsgang og de medarbejdere, der arbejder med den i hverdagen.
Vi gennemgår arbejdsgangen
Vi ser på, hvordan opgaven bliver udført i dag, hvilke oplysninger der bruges, og hvem der er involveret.
Vi finder de besværlige trin
Vi identificerer dobbeltarbejde, ventetid, fejl og manuelle trin, der gør processen mere omfattende end nødvendigt.
Vi forbedrer arbejdsgangen
Det kan være gennem enklere trin, bedre struktur, automatisering eller en tættere forbindelse mellem systemerne.
Vi hjælper med at føre løsningen ud i praksis
Vi kan hjælpe med opsætning, udvikling, test og dokumentation, så den nye arbejdsgang bliver nem at bruge i hverdagen.
Har I en arbejdsgang, der er blevet for besværlig?
Fortæl os, hvordan opgaven bliver løst i dag. Så tager vi en snak om, hvordan arbejdsgangen kan gøres enklere og lettere at håndtere.
Book en uforpligtende samtale